11.【益揚觀點】公司什麼情況需要做組織診斷？5個常見警訊
已更新：8月27日
當管理問題愈來愈多，先別急著改制度，可能要先看清楚問題到底出在哪裡。
多企業在經營一段時間後，都會開始出現一些管理上的問題。例如，人愈來愈多，事情卻沒有變得比較順暢；主管也補齊了，但很多事情最後還是回到老闆身上；制度訂了不少，實際執行時卻常常又回到原本的做法。
這些問題有時候會被分開處理。覺得是主管能力不足，就安排主管訓練；覺得績效不好，就重新設計考核制度；覺得薪資有問題，就開始整理薪資結構。
但實際上，這些問題不一定是單一原因造成的。有時候真正需要先做的，不是馬上改制度，而是重新看一下公司現在到底是怎麼運作的？
這也是組織診斷存在的原因。
組織診斷，不只是看組織圖
談到組織診斷，有些人會先想到組織圖、職務說明書，或是員工訪談。這些都可能是其中的一部分，但組織診斷真正要看的，通常比這些更廣。
我們會去看公司的組織架構、部門分工、主管角色、人力配置、制度，以及實際上的運作方式。因為很多時候，制度上寫的是一回事，實際工作又是另一回事。例如，公司明明有部門主管，但重要的事情還是要等老闆決定；工作職責看起來有分工，但出了問題時，大家還是不知道到底是誰要負責。
所以組織診斷的重點，不是找出哪一位員工有問題，而是把整體情況放在一起看，先弄清楚問題到底出在哪裡。
1. 公司愈來愈大，但很多事情還是只能靠老闆決定
企業剛開始的時候，很多事情由老闆自己決定，其實很正常。但當公司人數增加、部門變多，也開始有主管之後，如果大部分的事情還是要回到老闆手上，通常就要好好檢視一下。
有時候不是主管不願意負責，而是公司從來沒有說清楚哪些事情主管可以決定？哪些事情需要往上呈報？出了問題時，主管到底要負責到什麼程度？
久了之後，主管會習慣等老闆決定，員工遇到問題時，也會直接越過主管找老闆處理。最後公司看起來有組織，但真正的決策還是集中在少數人身上。這時候需要處理的，可能不只是主管能力，而是權責、授權和管理方式。
2. 部門之間常常合作不順，出了問題也不知道誰該負責
跨部門合作不順，很容易被歸類成「溝通問題」。但有些事情，光靠增加溝通其實解決不了。如果兩個部門對彼此的工作範圍理解不同，或同一件事在流程上本來就沒有清楚的負責人，那大家再怎麼溝通，問題還是會一直發生。
最常見的情況是：
事情順利的時候看不出問題，一旦有延誤、有客訴、或結果不如預期，就開始問：「這到底是誰的責任？」如果同樣的問題反覆出現，就不一定只是個別人員合作不好，而是組織分工本身就需要重新確認。
3. 主管不少，但每個人對主管角色的理解都不一樣
有些人升上主管後，還是把大部分時間放在原本的專業工作；有些主管覺得自己的工作，就是把老闆交代的事情轉達下去；也有些主管很認真，但不知道自己除了把工作做好、確認事情有沒有完成之外，還要不要帶人、做判斷、培養部屬。
這些情況不一定代表主管能力不好，也可能是公司從來沒有真正說清楚「主管這個位置要做什麼」。
如果主管角色沒有被定義清楚，後面不管安排多少管理課程，效果都可能有限，因為連公司自己都還沒有說清楚期待主管做到什麼。
4. 制度愈來愈多，但真正執行時還是照以前的方式做
很多公司其實不是沒有制度。績效考核有表單、調薪有辦法、職務也有說明，但真正遇到事情時，大家還是照過去的習慣處理。
這時候很容易直接認為，是員工不願意配合，或主管沒有照制度執行，但也有可能是制度和公司實際的工作方式差太多。例如，制度要求主管定期做績效面談，但主管平常根本沒有足夠的管理時間；或職務說明書寫得很完整，但實際上每個人每天做的工作早就跟文件不同。
這時候再補一個新辦法，通常不會讓事情變得更簡單，反而應該先看，現有制度和實際運作之間到底差在哪裡。
5. 公司知道有問題，但不知道要先處理哪一個
這是我們認為很適合做組織診斷的一種情況。因為有些公司不是不知道自己有問題，而是問題太多了：主管能力要提升、績效制度要改、薪資制度不公平、人員流動率高、跨部門合作也不好。
每一件事看起來都需要處理，但如果一次全部做，很容易做到最後大家都很累，卻不知道哪一件事情真正有改善。
這時候，先把問題分清楚會比馬上開始做制度重要。哪些是組織問題？哪些是主管管理問題？哪些跟制度有關？哪些其實只是表面現象？順序弄清楚之後，後面的改善才比較知道要從哪裡開始。
不是公司有問題，就一定要做完整的組織診斷
組織診斷不是每一家公司、每一個問題都一定要做。如果問題很明確，例如只是某一項制度需要調整，或某個流程需要重新整理，那直接處理就可以。
但如果公司遇到的問題已經彼此牽連，持續了一段時間，或經營者、主管、員工對問題到底在哪裡有很不同的看法，那就比較適合先做一次整體檢視。因為這時候最怕的，是公司一直在處理表面看到的問題，真正的原因卻沒有被碰到。
組織診斷通常會看哪些事情？
不同公司的情況不一樣，但通常會從幾個方向去看：
組織架構和部門分工
各職務的工作內容和權責
主管角色和管理方式
人力配置和人才現況
現有制度與實際運作的落差
部門之間的合作情況
經營者目前最在意的管理問題
這些事情單獨看，可能都只是一小部分，放在一起看，才比較容易知道問題是怎麼形成的。
組織診斷的目的，是先知道問題在哪裡
組織診斷不是做完一份報告就結束，也不是一次把所有問題都解決，它比較像是先把公司的情況重新整理一次，知道哪些問題需要調整制度，哪些跟主管角色有關，哪些需要重新分工，哪些事情目前可以先不要動。
很多企業真正缺的，不一定是再多一套制度，而是需要先知道，現在最需要處理的是什麼。
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