06.【益揚觀點】當交接沒做好，損失的不只是工作——而是企業的記憶

平時不建立職務說明、輪調制度與知識共享，離職交接就只能靠人品與運氣。

有不少企業主私下向我們抱怨：「那個人離職也不講清楚，事情一丟就走了！」

雖然人力已經補上、座位也有人坐，但留下來的，是混亂的流程、跳針的紀錄，以及團隊一時無法彌補的斷層。

確實，從法律角度來看，離職員工除了完成既定工作義務，也有協助交接的附隨義務。若未妥善交接導致企業損害，雇主依法可主張民事賠償。

但問題是：

就算訴訟最後判公司贏，傷害早已造成。

訴訟拿回不了失落的知識與節奏

我們曾輔導的一家公司，資深員工離職時未交接關鍵客戶資訊與操作流程，導致接手者完全無法上手，最終耽誤專案進度，也失去了合作機會。

後來雖然走上法律程序，獲得部分賠償，但整個團隊因此空轉數月，人事動盪、信任流失、經驗流失，全都無法追回。

顧問觀點：與其事後追責，不如平時就建立輪調與知識共享制度

交接風險看似偶發，但真正的問題往往不是「那個人沒交接好」，而是組織長期把知識鎖在個人腦袋裡，缺乏制度性的知識轉移與職務備援設計。

益揚顧問建議企業平時就該做好三件事：

三件企業平常就該做的事

1. 建構清晰的職務說明與作業清單

不是「知道他在做什麼」就夠，而是明確寫下：工作內容、時程節點、關鍵接觸窗口與帳號權限，讓工作內容「可見、可傳、可檢視」。

2. 導入輪調機制，打破一人一職的風險結構

輪調制度不只是人才培育，更是企業風險控管的一環。

讓不同員工有機會定期接觸其他工作區塊，不但能增加彼此理解與支援彈性，也讓交接變得更自然、有備無患。

能替補的，不會慌；能理解的，才好溝通。

3. 建置知識共享平台與交接工具

不要讓重要文件只存在個人電腦或習慣中。

建立內部共享平台，並使用交接備忘錄範本與文件檢查清單，確保交接不是臨時拼湊，而是制度內建的流程。

離職制度，也是企業文化的縮影

很多公司會等員工提離職後，才開始問：「這份報表怎麼跑？」、「那個系統誰有權限？」

但一個制度成熟的企業，應該早就安排好：平時有人輪調、流程有文件備份、權限不會只綁一人、交接不會靠記憶。

輪調機制，是為了讓組織更具韌性與連續性。

結語：靠制度留知識，而非靠人記憶

真正穩健的企業，不是靠某些人記得，而是靠制度能記得。

與其臨時追責，不如預先設計。當交接成為日常的能力，而不是非常時期的災難，組織才有可能在變動中維持穩定，在失誤中快速復原。